Notas fiscais, certidões, contratos… tudo isso faz parte de uma enorme papelada que acumulamos ao longo da vida e que muitas vezes pode ser difícil de colocar em ordem. Por isso, é comum surgir dúvidas sobre como organizar seus documentos, no entanto, algumas dicas simples facilitarão todo esse trabalho.
Para começar, o mais importante é reunir todos os papeis e tirar um dia inteiro para fazer exclusivamente isso. Pastas e caixas também são bem-vindas e podem ser muito úteis. Além disso, separe um espaço dentro do armário ou da estante para colocar a papelada depois de organizada.
Como organizar documentos de uma maneira simples
Descarte o que você não precisa mais
Muitas vezes, em meio a documentos importantes, estão panfletos, correspondências, ingressos ou recebidos muito antigos. Para facilitar a organização, o ideal é jogar fora tudo aquilo que não é mais útil. Dessa forma, a quantidade de papeis diminui e ficará mais fácil encontrar o que você precisa depois.
Documentos pessoais, passaportes, escrituras, carnês do INSS, testamentos e certidões são alguns que devem ser guardados para sempre. Agora, impostos, seguros, comprovantes de pagamentos de contas, aluguel, cartão de crédito e mensalidades escolares podem ser guardados por cinco anos.
Crie categorias
Agora é hora de dividir tudo em categorias, algumas das divisões que podem ser feitas são finanças, seguros, propriedades, impostos e registros médicos. Para organizá-las, dá para usar desde pastas, fichários, gavetas até caixas, basta encontrar a melhor opção para sua casa.
Ainda é possível criar subcategorias, como divisões por ano ou por nomes. Por exemplo, dentro da caixa com registros médicos, separe uma parte para cada integrante da família, para garantir uma organização ainda maior.
Utilize fitas adesivas para nomear as categorias
Essa é uma etapa que fará toda a diferença, pois com várias caixas ou pastas, fica difícil saber em qual delas está um documento específico se elas não estiverem com nomes. Utilize fitas adesivas ou post-it para nomear as categorias. Se quiser ainda mais praticidade, separe uma cor para uma delas.
Organize por ordem de importância ou necessidade
Irá precisar desse documento nos próximos meses? Ou então precisa pagar um boleto ainda esta semana? Então lembre-se de deixá-los sempre a vista ou em um lugar de fácil acesso. Por exemplo, guarde a pasta com os papeis antigos, no fundo do armário, e a com os recentes, mais a frente. Ainda é possível deixar uma caixa menor e exclusiva para contas que precisam ser pagas na estante, assim não precisa se preocupar em esquecê-la.
Use o computador como seu aliado
Atualmente muitas empresas e serviços oferecem a opção de enviar boletos, contas e recibos por e-mail, além da possibilidade de pagá-las pelo celular. Isso evitará o acumulo de papeis, gerará menos lixo e mais organização. Também é possível digitalizar os documentos para guardá-los na nuvem, o que evitará que eles se percam ou rasguem.
Mantenha a organização
Agora que já sabe como organizar os seus documentos, está na hora da parte mais complicada: manter a ordem. Nos primeiros meses, pode ser difícil lembrar de guardar tudo no devido lugar, mas aos poucos essa tarefa se tornará automática. Isso será essencial para garantir a organização.
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