Está tentando, finalmente, colocar ordem naquele armário cheio de papeladas? Não há quem não concorde que essa é uma tarefa, no mínimo, complicada. Não só pela facilidade de confundir as informações de comprovantes, mas, também, na hora de fazer a seleção da guarda de documentos. O que já não é mais necessário manter? Por quantos anos é preciso reter notas fiscais?
Para auxiliar nessa organização, que precisa estar de acordo com regras e leis, nós separamos, por categoria, como deve ser feita a guarda de contratos e recibos importantes. Apesar de nem sempre ser a tarefa mais agradável do mundo, ela ajuda a garantir a sua segurança fiscal e, ainda, alguns direitos e evitar problemas de cobranças indevidas no futuro.
Como fazer a guarda de documentos de maneira adequada
Nota fiscal
As notas fiscais da compra de produtos, bem como seus certificados de garantia, devem ser guardadas durante toda a vida útil do serviço ou produto que foi adquirido.
Água, telefone, colégio, luz, cartão de crédito, etc
Os documentos que comprovam o pagamento dos chamados serviços de prestação contínua devem ser arquivados por pelo menos cinco anos. Para não acumular tanta papelada, é possível trocar de ano em ano os recibos mensais pela declaração anual de quitação.
Aluguel e condomínio
Estes devem ser guardados pelo tempo em que perdurar o contrato estabelecido previamente. Os comprovantes de quitação de aluguel devem ser mantidos durante três anos e os de condomínio por cerca de 10 anos, como medida de segurança, já que o prazo não está especificado no Código Civil.
Comprovante de caixa eletrônico
É de direito do consumidor que ele possa obter um documento que comprove os pagamentos para evitar qualquer cobrança indevida. Em São Paulo, por exemplo, é possível, até mesmo, se valer da Lei 13.551/09, que obriga a emissão de documento durável para ser armazenado. Uma outra dica é realizar cópia dos recibos, já que esse tipo de documento costuma apagar com o tempo.
Plano de saúde
Tanto a proposta quanto o contrato devem ser mantidos durante o período em que estiverem sendo usados e pagos. Mesmo assim, uma boa opção é guardar os recibos de até 12 meses antes, que antecederam o último reajuste.
Tributos
Comprovantes de tributos (IPTU, Imposto de Renda, etc) devem ser guardados por pelo menos cinco anos após a quitação, contando a partir do primeiro dia útil da realização do pagamento. Além disso, é preciso estar atento à conservação dos documentos que comprovam a declaração de Imposto de Renda – estes também devem ser mantidos pelo mesmo prazo citado acima.
Produtos perecíveis
As notas deste tipo de compra devem ser mantidas durante um mês – garantindo a possibilidade de troca, caso o produto venha com algum tipo de problema. Em caso de intoxicação alimentar e outros problemas de saúde advindos de utensílios perecíveis, é necessário manter a nota armazenada durante cinco anos – prazo que garante possibilidade de pedido de indenização na Justiça.
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